Alle E-Mails, die Sie aufbewahren wollen, müssen abgelegt werden – und zwar natürlich so, dass Sie diese E-Mails bei Bedarf auch wieder finden! Es ist daher sehr wichtig, dass Sie Ihr Augenmerk auf eine gut durchdachte E-Mail Ablage legen.
Die Erstellung von Unterordnern ist eine gute Methode, um eine Struktur in Ihr Postfach zu bringen und einen guten Überblick zu bewahren.
Erstellen eines Unterordners
Um Unterordner zu erstellen, tun Sie folgendes:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, dem der Unterordner zugeordnet werden soll (hierbei kann es sich um den Posteingang handeln oder um einen bestehenden Unterordner).
- Wählen Sie den Namen des neuen Ordners und klicken Sie OK
Wenn Sie Ihre Ordnerstruktur neu erstellen oder überarbeiten wollen, müssen Sie zunächst überlegen, wonach sich Ihre Ordner orientieren wollen. Sie haben folgende Möglichkeiten:
- Personen(gruppen)bezogen: Sie legen für die wichtigsten Personen oder Personengruppen, z.B. Kunden, Lieferanten, Partner etc… Ordner an.
- Projektbezogen: Sie legen pro Projekt einen Ordner an.
- Themenbezogen: Sie legen für jedes Thema an dem Sie arbeiten bzw. pro Verantwortungsbereich einen Ordner an, unabhängig von Personen oder Projekten.
- Aktivitätenbezogen: Sie legen pro Aktivität oder Aufgabenstatus einen Ordner an, z.B. Erledigt, Offen, Warten auf etc.
Überlegungen zur Ordnerstruktur
Um herauszufinden, welche Orientierung für Sie am sinnvollsten ist, stellen Sie sich folgende Fragen:
- Wie sind Ihre Ordner auf Ihrer Festplatte strukturiert? Übernehmen Sie die gleiche Struktur für Ihre Ordner in Outlook. Es wäre nur logisch, dass jene Strukturierung, die Sie für Ihre Dateien auf der Festplatte gewählt haben, auch in Outlook die hilfreichste wäre.
- Welche Kriterien ziehen Sie heran, wenn Sie nach E-Mails suchen? Suchen Sie eher nach Wörtern im Betreff oder E-Mail Text, oder eher nach Absender- und Empfänger-Adressen? Wenn Sie eher nach Wörtern im Betreff oder E-Mail Text suchen, dann eignet sich eine projektbezogene oder themenbezogene Strukturierung, wenn Sie nach Absender- oder Empfänger-Adressen suchen, ist die personen(gruppen)bezogene Strukturierung die bessere Wahl.
Achten Sie bei der Erstellung der Ordnerstruktur darauf
- Dass Sie nicht zu viele Ordner erstellen (als Daumenregel nicht mehr als 25)
- Dass Sie nicht zu viele Hierarchieebenen erstellen (mit Unterordnern von Unterordnern von Unterordnern usw…, 2 Hierarchieebenen sollten meistens reichen)
Dieser Artikel ist Teil unserer Serie “Outlook einrichten, aber richtig”. Den Hauptartikel finden Sie hier: http://blog.effizienzradar.de/outlook-einrichten/
Wir freuen uns über Kommentare!
